Les frais kilométriques représentent une commodité financière non négligeable pour de nombreux salariés et travailleurs indépendants. Mais qui peut véritablement réclamer ces indemnités ? Cet article explore les conditions d’accès, les différentes catégories professionnelles concernées ainsi que le barème kilométrique en vigueur.
Un aperçu des frais kilométriques
Les frais kilométriques sont destinés à compenser l’utilisation d’un véhicule personnel dans un contexte professionnel. Ils permettent aux salariés et aux travailleurs indépendants de déduire une partie des dépenses engagées pour leurs trajets professionnels de leurs revenus imposables.
Qu’est-ce que le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique est une grille de calcul mise à disposition par l’administration fiscale. Il permet de déterminer le montant des indemnités pouvant être remboursées au salarié ou au travailleur indépendant en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Pour l’année 2025, le nouveau barème kilométrique n’a pas encore été communiqué. Néanmoins, il est attendu au début du printemps, entre fin mars et début avril. Le barème kilométrique 2025 couvrira des véhicules comme les voitures, les motos et les scooters.
Qui peut bénéficier des frais kilométriques ?
Plusieurs catégories de personnes peuvent avoir accès aux frais kilométriques. Cependant, chaque catégorie répond à des critères spécifiques associés à leur activité professionnelle et aux déplacements effectués.
Les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, l’employeur a l’obligation de lui rembourser ses frais kilométriques. Cette situation s’applique fréquemment lorsque les moyens de transport fournis par l’entreprise ne permettent pas de couvrir les besoins du salarié.
Ces remboursements peuvent se faire sur la base du barème fiscal en vigueur, permettant ainsi au salarié de déduire ses frais réels lors de sa déclaration d’impôts. Les indemnités perçues sont alors exclues de l’assiette des cotisations sociales, rendant cette option avantageuse pour les employés.
Les enseignants et AESH sur postes fractionnés
Afin d’être éligibles aux frais de déplacement et de repas, les enseignants et les AESH doivent être affectés à plusieurs communes. Les normes stipulent que ces déplacements doivent être effectués en dehors de la résidence administrative et familiale pour prétendre à une indemnisation.
Deux modalités de remboursement existent selon les textes : une prise en charge forfaitaire basée sur le barème établi ou une indemnisation atteignant les frais réels, toujours en tenant compte des kilomètres parcourus et des dépenses associées.
Calcul des indemnités kilométriques
Le calcul des indemnités kilométriques repose sur plusieurs facteurs : le type de véhicule utilisé, sa puissance fiscale, et le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre professionnel.
Barèmes spécifiques pour différentes catégories de véhicules
Chaque année, l’administration fiscale publie les barèmes applicables pour différents types de véhicules. Par exemple, les barèmes kilométriques de 2024 restaient inchangés pour les voitures et les deux-roues par rapport à l’année précédente. Ces barèmes permettent d’évaluer précisément les montants à déduire pour chaque kilomètre parcouru.
- Voitures : La grille prend en compte la puissance fiscale (CV) du moteur et les kilomètres annuels.
- Motos : Une structure similaire existe mais avec des coefficients adaptés à ce type de véhicule.
- Scooters : Moins fréquentes, les grilles de compensation prennent en compte essentiellement les distances parcourues.
Démarches pour obtenir le remboursement
Pour bénéficier de ce remboursement, il est impératif de suivre certaines démarches administratives. Le salarié doit fournir à son employeur un relevé précis des kilomètres parcourus, accompagné des justificatifs nécessaires. Pour les déclarations fiscales, garder une trace rigoureuse des trajets effectués est indispensable.
| Type de véhicule | Kilomètres parcourus | Indemnités 2024 (€) |
|---|---|---|
| Voiture 3 CV et moins | 0 – 5 000 km | 0,41 €/km |
| Voiture plus de 7 CV | plus de 20 000 km | 0,30 €/km |
Rôle de l’employeur dans la gestion des frais kilométriques
L’employeur joue un rôle crucial dans la gestion et le remboursement des frais kilométriques. Outre le remboursement proprement dit, l’employeur doit veiller à respecter les obligations légales et fiscales liées à ces indemnités. En utilisant des outils comme Chorus DT, il peut suivre efficacement les demandes de remboursement et assurer une transparence dans les transactions.
En conclusion, comprendre qui a droit aux frais kilométriques et comment ils sont établis peut permettre aux salariés et travailleurs indépendants de maximiser leurs avantages financiers liés aux déplacements professionnels. Que vous soyez enseignant, travailleur mobile ou simplement utilisateur fréquent de votre véhicule personnel pour le travail, il est essentiel de rester informé des barèmes et des procédures adéquates.