La question des frais kilométriques est un sujet récurrent pour de nombreux salariés et entrepreneurs individuels. En effet, l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles implique des coûts qui peuvent souvent être déduits fiscalement. Mais est-ce une obligation de déclarer ces frais et sous quelles conditions peut-on le faire ? Vue d’ensemble sur cette problématique essentielle.
Qu’entend-on par frais kilométriques ?
Les frais kilométriques, également appelés indemnités kilométriques, représentent les coûts engagés lorsqu’un salarié ou un entrepreneur utilise son véhicule personnel dans le cadre professionnel. Ces frais peuvent inclure l’essence, l’entretien du véhicule, ainsi que l’usure générale du véhicule.
Ces coûts peuvent rapidement s’accumuler, surtout si de longs trajets sont régulièrement effectués. Ainsi, la possibilité de déduire ces dépenses des impôts devient une solution intéressante pour alléger la charge financière liée à l’utilisation du véhicule personnel.
Déduction fiscale : comment ça marche ?
En France, le régime fiscal permet de choisir entre deux options pour la déclaration des frais professionnels :
- Le forfait de 10% appliqué automatiquement aux salaires
- La déclaration des frais réels
Forfait de 10%
Par défaut, le fisc applique une déduction forfaitaire de 10% sur le montant brut des revenus imposables. Cette déduction est censée couvrir les frais professionnels comme les déplacements, les repas, etc. Cependant, si les frais réellement engagés sont supérieurs à cette somme forfaitaire, il est alors plus avantageux d’opter pour la déclaration des frais réels.
Déclaration des frais réels
Dans le cadre de la déclaration des frais réels, toutes les dépenses justifiées peuvent être déduites des impôts, y compris les frais kilométriques. Pour ce faire, il faut conserver tous les justificatifs nécessaires et remplir minutieusement sa déclaration.
L’administration fiscale établit chaque année un barème kilométrique permettant de calculer au plus juste la déduction possible. Ce barème inclut divers paramètres comme le type de véhicule (voiture, moto, scooter) et la puissance fiscale de celui-ci.
Exemple avec le barème kilométrique 2024
Pour vous donner une idée concrète, prenons l’exemple du barème kilométrique 2024. Celui-ci reste inchangé par rapport à 2023. Les salariés et les entrepreneurs individuels peuvent ainsi avoir une grille claire pour évaluer les montants déductibles.
| Type de véhicule | Kilométrage parcouru | Montant déductible |
|---|---|---|
| Voiture (3CV) | Jusqu’à 5 000 km | 0,456 €/km |
| Voiture (7CV) | De 5 001 à 20 000 km | 0,274 €/km + 997 € |
| Moto (250 cm³) | Au-delà de 20 000 km | 0,058 €/km + 6 295 € |
Les situations où la déduction est obligatoire
Il n’existe pas de cas où la déduction des frais kilométriques est strictement obligatoire. Néanmoins, elle peut devenir quasi inévitable pour les personnes dont les frais professionnels dépassent largement la déduction forfaitaire.
Par exemple, un représentant commercial effectuant plusieurs milliers de kilomètres annuellement aura tout intérêt à opter pour les frais réels plutôt que de se contenter du forfait de 10%. Autrement dit, le choix de déclarer ces frais dépend avant tout d’une comparaison entre le gain fiscal permis par l’une ou l’autre option.
Télétravail et déplacements
Depuis l’avènement du télétravail lié à la pandémie de COVID-19, de nouvelles questions se posent sur les frais déductibles. Le télétravail pose notamment la question des allers-retours occasionnels au siège de l’entreprise, ainsi que des déplacements pour des réunions ponctuelles.
Selon la réglementation actuelle, les frais de déplacement liés au télétravail peuvent aussi être intégrés dans les frais réels. Cela inclut non seulement les kilomètres parcourus mais aussi d’autres dépenses annexes comme l’électricité, internet, et autres charges spécifiques au domicile considéré comme lieu de travail.
Obligations documentaires : conservez vos preuves
Déclarer ses frais réels impose de tenir une comptabilité rigoureuse. Chaque dépense doit être justifiée par un reçu, une facture ou tout autre document probant. Sans justification adéquate, l’administration fiscale pourrait refuser certaines déductions, entraînant potentiellement des redressements fiscaux.
Voici quelques conseils pratiques pour bien gérer vos documents justificatifs :
- Conservez tous les tickets de carburant et factures de réparation
- Notez précisément les dates et motifs des déplacements professionnels
- Utilisez une application ou un carnet dédié pour enregistrer votre kilométrage
Un archivage rigoureux de ces documents est indispensable pour éviter toute complication lors d’un contrôle fiscal. En effet, toute omission ou imprécision pourrait diminuer les économies réalisées grâce à la déduction des frais kilométriques.
Pour résumer, la déduction des frais kilométriques n’est pas obligatoire mais fortement recommandée pour ceux dont les dépenses de déplacement professionnel sont conséquentes. Bien comprendre et appliquer ce mécanisme peut permettre de réduire considérablement son impôt sur le revenu.