L’option des frais réels est une alternative intéressante à la déduction forfaitaire de 10% appliquée sur la déclaration de revenus. Non seulement elle peut réduire significativement le montant imposable, mais elle permet aussi aux salariés de déclarer diverses dépenses effectuées dans le cadre professionnel. Le calcul du nombre de jours travaillés est crucial pour optimiser cette déduction. Dans cet article, nous allons explorer comment déterminer ce chiffre, les différentes catégories de frais professionnels concernés et quelques astuces utiles pour ne rien oublier.
La déduction des frais réels : un rappel
Pour beaucoup, la question des frais réels revient surtout lors de la période de déclaration des revenus. Il est essentiel de comprendre que plusieurs types de dépenses peuvent être pris en compte, notamment les frais de transport, les repas ou encore les fournitures nécessaires à l’activité professionnelle. Les contribuables doivent prouver ces dépenses au moyen de justificatifs clairs et précis, d’où l’importance d’une bonne organisation.
Par défaut, l’administration fiscale française applique une déduction forfaitaire de 10% sur les salaires et traitements pour tenir compte des frais professionnels. Toutefois, si ces frais excèdent cette déduction, il est possible de choisir la déclaration de frais réels. Cette option demande plus de rigueur, mais elle peut s’avérer très avantageuse financièrement, surtout en tenant compte des frais de déplacement et de télétravail.
Les frais de transport
Les frais de transport représentent souvent une part importante des frais réels. En effet, utiliser son véhicule personnel pour se rendre sur un lieu de travail génère des coûts substantielles. Les dépenses liées à l’essence, à l’entretien du véhicule ou au péage peuvent être déduites. Depuis le gel du barème kilométrique en 2024, nombreux sont ceux qui reconsidèrent ce mode de déduction. Pour bien calibrer son choix, il faut réaliser des simulations afin de vérifier si la déduction des frais réels est plus rentable que la déduction forfaitaire de 10%.
Le télétravail
Avec l’essor du télétravail lié à la pandémie, beaucoup se demandent quels frais peuvent être déduits. Les achats de matériel informatique, les frais d’électricité, d’internet et même une partie du loyer peuvent être éligibles. Une exonération forfaitaire de 2,50 euros par jour a également été introduite pour simplifier la démarche. Cependant, il est impératif de justifier chaque dépense pour qu’elle soit acceptée par l’administration.
Calculer le nombre de jours travaillés
Le nombre de jours travaillés est une donnée clé pour plusieurs calculs, notamment pour les frais de repas et certains frais de déplacement. Voici comment procéder pour déterminer ce chiffre avec précision :
- Enlever les week-ends : Commencez par supprimer les dimanches et samedis (si vous ne travaillez pas ces jours).
- Déduire les jours fériés : Enlevez également les jours fériés qui tombent en semaine.
- Soustraire les congés payés : Retirez les jours de congé payés pris au cours de l’année.
- Prendre en compte les absences : Ne pas oublier de soustraire les jours d’absence comme les arrêts maladie.
Par exemple, une année compte généralement 252 jours ouvrés. En enlevant environ 25 jours de congés payés et une dizaine de jours fériés, on obtient en moyenne 215 jours travaillés. Ce chiffre varie évidemment selon la situation individuelle de chaque salarié, d’où l’importance de tenir des comptes précis tout au long de l’année.
Simulations et vérifications
Une fois le nombre de jours travaillés établi, il est utile de faire des simulations pour estimer les économies potentielles. Ces simulations permettent de comparer l’impact de la déduction forfaitaire de 10% avec celle issue des frais réels. Des outils en ligne, souvent proposés par des sites spécialisés en fiscalité, peuvent faciliter cette tâche. L’objectif étant de trouver l’option la plus avantageuse sur le plan financier.
Astuces pour une meilleure gestion des frais réels
Gérer ses frais réels demande méthode et rigueur. Voici quelques conseils pratiques pour ne rien laisser au hasard :
Tenir un carnet de bord
Notez quotidiennement vos déplacements professionnels, ainsi que les frais annexes (repas, fournitures). Utiliser un tableau Excel peut simplifier cette gestion en centralisant toutes les informations nécessaires à un même endroit.
| Date | Lieu | Nature de la dépense | Montant |
|---|---|---|---|
| 02/01/2023 | Bordeaux | Repas | 15 € |
| 03/01/2023 | Toulouse | Essence | 45 € |
Archiver les justificatifs
Conservez tous les reçus et factures liés à vos dépenses professionnelles. Une solution simple consiste à numériser chaque document et à les stocker dans un dossier dédié sur votre ordinateur. En cas de contrôle, vous aurez toutes les preuves nécessaires à portée de main.
Utiliser des applications dédiées
Il existe des applications mobiles spécialisées dans la gestion des notes de frais. Elles permettent de scanner les documents, de suivre les dépenses et de générer facilement des rapports détaillés. C’est un outil précieux pour éviter les oublis et les erreurs de calcul.
Les particularités à connaître
Certains frais spécifiques nécessitent une attention particulière :
Les frais de repas
Si vous prenez vos repas hors de votre domicile pendant vos journées de travail, ces frais sont déductibles. Encore une fois, le nombre de jours travaillés entre en jeu pour pouvoir justifier cette déduction. Les factures des restaurants ou cantines doivent être conservées précieusement.
Les frais de double résidence
Dans le cas où votre emploi vous oblige à vivre loin de votre domicile principal, les frais supplémentaires engendrés par cette situation (loyer, charges) peuvent également être déduits. Cette situation concerne souvent les fonctionnaires ou les employés mutés temporairement.
Bien préparer sa déclaration
Enfin, avant de soumettre votre déclaration de revenus, assurez-vous que toutes les informations saisies sont exactes et complètes. Faites relire votre dossier par un expert-comptable si nécessaire. Une erreur pourrait non seulement vous coûter cher, mais aussi attirer l’attention de l’administration fiscale.
Choisir de déclarer ses frais réels plutôt que la déduction forfaitaire de 10% demande un peu plus de travail et d’organisation. Cependant, cela peut représenter une économie substantielle et offrir une compensation plus juste des dépenses réellement engagées dans le cadre de votre activité professionnelle.